Ratio quiturgico y Ratio Presupuesto

Siguiendo con los Kpis que nos informan de cómo funciona nuestra Clínica, quería hablaros de dos de ellos, el ratio quirúrgico y el ratio de presupuestos, ratios que no son comúnmente utilizados.

El Ratio Quirúrgico se consigue dividiendo el número de servicios de cirugía entre el número de consultas y multiplicado por 100. Es decir, este ratio nos viene a decir cuantas de las consultas que realizamos terminan en una cirugía. Nos da una idea de como es nuestro centro respecto a las cirugías, si somos centro de referencia en este aspecto, pero también de la capacidad que tenemos de convencer a nuestros clientes para que realicen acciones de alto coste como son las cirugías.

Según el tipo de centro, puede oscilar entre el 7% al 20%.

El cálculo de este ratio tiene un sesgo en la práctica diaria de las clínicas y es las cirugías que salen desde una visita de medicina preventiva como puede ser una vacuna. Si en una vacuna se descubre, por poner un ejemplo, un tumorcito de piel que se recomienda extirpar, o si se recomienda una limpieza de boca. Son muy pocas las clínicas que abren una nueva visita con esa consulta, con lo que se está aumentando el ratio al tener una consulta menos. Los centros deberán tener este punto en cuenta para valorar correctamente este ratio. Como siempre, tener ratios correctos depende exclusivamente de tener datos adecuados que los sustenten. Si los datos están sesgados de alguna forma, podemos tener desviaciones que nos impidan compararnos con otras clínicas y serán por tanto menos eficaces.

El Ratio de Presupuestos (simplificación de presupuestos que se transforman en acciones) indica la capacidad que tienen nuestros equipos para convencer a nuestros clientes en realizar las acciones que recomendamos. Valoraremos este ratio como global en la clínica, pero también por cada uno los veterinarios de nuestros equipos. Este ratio exige poder extraer de nuestros programas informáticos cuantos presupuestos damos y cuantos son aceptados por los clientes. Pocos son los programas que lo ofrecen, y menos aun las clínicas que, teniendo esa opción, lo realizan.

Nuestra recomendación es que se ofrezca presupuesto escrito cuando los servicios que se ofertan superan los 150 €. Es decir, ofreceremos presupuesto por casi cualquier cirugía, pero también en cuanto es necesario realizar unas pocas pruebas diagnósticas o cuando hay que hospitalizar a un paciente, ya que, en cuanto sumamos una consulta, una analítica general y unas radiografías, ya superamos esa cantidad.

Utilizando este ratio podemos ver la capacidad de convicción para que los clientes realicen lo que les proponemos, e individualmente, ver si alguien de nuestro equipo necesita apoyo para aprender a ofrecer presupuestos de manera adecuada (de nuevo volvemos a herramientas de soft skills).

Un ratio de transformación de presupuestos en acciones por debajo del 50% debería ponernos en alerta, aunque todo depende de donde pongamos la línea de corte (cantidad económica por la que damos presupuesto) y las acciones para las que damos presupuesto (por ejemplo si solo damos presupuesto para cirugías y no para otro tipo de procedimientos)

Si analizamos los dos ratios en conjunto, podemos tener muy claro la capacidad de nuestro centro de convencer a los clientes para realizar acciones de alto coste, tanto a nivel global como a nivel individual. Por desgracia, está muy poco estandarizado como para sacar comparativas en clínicas que no pertenezcan a grupos que trabajen de forma uniforme. Aun así, siempre te puedes comparar contigo mismo y ver la evolución, así como poder comparar los miembros de tu equipo entre ellos y poder dar herramientas y apoyo a las personas con peores ratios.