Gestión del cambio III: Modelo John Kotter

El modelo de, conocido como "Los 8 Pasos para Cambiar," proporciona un enfoque sistemático y estructurado para liderar y gestionar el cambio en las organizaciones. Es decir, este sistema está pensado para grupos, empresas u organizaciones, no para el cambio individual. Estos pasos, detallados a continuación, están diseñados para facilitar la transición y minimizar la resistencia al cambio:

1. Establecer un Sentido de Urgencia: Objetivo: Crear conciencia sobre la necesidad crítica de cambio. Actividades Clave: Comunicar de manera efectiva por qué el cambio es necesario. Identificar amenazas y oportunidades que justifiquen el cambio. Desarrollar un sentido compartido de urgencia entre los miembros de la organización.

Siguiendo con el ejemplo del articulo anterior, un cambio en el sistema de gestión de la clinica, en esta fase presentaríamos a nuestro equipo datos que muestren cómo el sistema actual está generando retrasos y pérdida de eficiencia, y destacar la creciente competencia que ha adoptado sistemas similares, subrayando la necesidad urgente de cambiar para mantener la competitividad.

1. Formar una Coalición Poderosa: Objetivo: Reunir un grupo diverso de personas con suficiente influencia para liderar el cambio. Actividades Clave: Identificar líderes clave y defensores del cambio. Construir una coalición que represente diversos niveles y áreas de la organización. Dotar a la coalición de los recursos y la autoridad necesarios para liderar el cambio.

Ahora hablaríamos con los miembros más importantes de nuestro equipo, o por ejemplo, si somos un gran hospital de referencia, con los jefes de departamentos, tanto clínicos, como estructurales. El objetivo debe ser formar una coalición que represente a toda la organización y que tenga la autoridad para liderar la implementación del nuevo sistema.

1. Crear una Visión Clara: Objetivo: Desarrollar y comunicar una visión inspiradora del futuro deseado. Actividades Clave: Definir de manera clara y emocionante el destino del cambio. Comunicar la visión de manera que resuene con los valores y aspiraciones de los miembros de la organización. Utilizar metáforas y ejemplos para hacer la visión accesible y memorable.

Ha llegado el momento de tener claro cuál es el futuro al que queremos llegar de una manera clara e ilusionante. Desarrollar una visión que articule claramente cómo el nuevo sistema de gestión de la clinica mejorará la eficiencia, mejorará como desarrollamos el trabajo clínico, facilitará la colaboración, mejorará la comunicación con los clientes y permitirá una toma de decisiones más informada, creando así una organización más ágil y competitiva.

1. Comunicar la Visión: Objetivo: Garantizar que todos comprendan y acepten la visión del cambio. Actividades Clave: Utilizar diversos canales de comunicación para difundir la visión. Responder a preguntas y preocupaciones de manera abierta y transparente. Reforzar la visión a través de mensajes constantes y coherentes.

Utilizaremos reuniones, correos electrónicos y sesiones de capacitación para comunicar la visión a todos los niveles de la Clinica. Presentar la visión de manera convincente, destacando cómo el cambio beneficiará tanto a los empleados como a la empresa en general.

1. Eliminar Obstáculos: Objetivo: Identificar y abordar barreras que puedan obstaculizar el cambio. Actividades Clave: Identificar resistencias y obstáculos potenciales. Eliminar o mitigar obstáculos a través de cambios en políticas, estructuras u otros elementos. Empoderar a los empleados para superar obstáculos en su nivel.

Ha llegado el momento de los problemas que puede generar el cambio de programa incluyendo las resistencias personales. Identificaremos y resolveremos la resistencia al cambio proporcionando recursos adicionales, como capacitación adicional para aquellos que puedan tener dificultades con el nuevo sistema, y ajustar las políticas que podrían estar en conflicto con la implementación de este nuevo programa de gestión.

1. Generar Victorias a Corto Plazo: Objetivo: Crear y celebrar éxitos tempranos para construir impulso. Actividades Clave: Establecer metas alcanzables que demuestren el progreso. Reconocer y celebrar los logros, incluso los pequeños. Utilizar los éxitos para reforzar la creencia en la efectividad del cambio.

Implementar el nuevo sistema en una fase piloto en un equipo pequeño y demostrar mejoras inmediatas en la eficiencia y la colaboración. Celebrar estos éxitos tempranos para construir confianza y entusiasmo entre los empleados. Está basado en el concepto de que si se consiguen pequeños éxitos, las personas estarán más motivadas a continuar el proceso de cambio. Además tan importante como conseguirlos es celebrarlos, con lo que se hace partícipe a todo el equipo del éxito conseguido.

1. Consolidar Mejoras y Producir Más Cambios: Objetivo: Reforzar el cambio y utilizar el impulso para realizar más transformaciones. Actividades Clave: Evaluar lo aprendido durante el proceso de cambio. Ajustar y mejorar los enfoques según la retroalimentación y los resultados. Identificar nuevas oportunidades de cambio y repetir el proceso.

Evaluaremos el rendimiento del nuevo sistema en la fase piloto, ajustar los procedimientos según la retroalimentación recibida por los miembros de nuestro equipo a todos los niveles (veterinarios, recepcionistas, auxiliares, equipo de administración) y expandir la implementación a otros departamentos de la clinica. Identificar áreas adicionales de mejora y continuar el proceso de cambio.

1. Anclar el Cambio en la Cultura Corporativa: Objetivo: Integrar el cambio en los valores y prácticas fundamentales de la organización. Actividades Clave: Asegurar que las nuevas prácticas se reflejen en políticas y procedimientos. Fomentar la incorporación del cambio en la formación y el desarrollo del personal. Reconocer y recompensar el comportamiento consistente con los nuevos valores.

Integrar el uso del nuevo sistema de gestión a todos los niveles y en todos los procedimientos estándar de la clínica. Incluiremos módulos de formación relacionados con el sistema en el programa de formación continuada y reconocer y recompensar públicamente a aquellos que destacan en la adopción del cambio.

Pues ya tenemos un nuevo sistema de gestión en la clínica y a todos los miembros del equipo satisfechos con el resultado y por haber participado en el proceso de cambio.

Al seguir estos ocho pasos, Kotter argumenta que las organizaciones pueden gestionar el cambio de manera más efectiva, superando la resistencia y creando una base sólida para el éxito continuo. Este modelo se ha vuelto muy influyente en el ámbito de la gestión del cambio.

A pesar de ser ampliamente reconocido y utilizado, el modelo de John Kotter también tiene algunas desventajas y críticas. Aquí se presentan algunas de las limitaciones asociadas con este enfoque:

1. Simplicidad y Linealidad: Algunos críticos argumentan que el modelo de ocho pasos simplifica en exceso el proceso de cambio al presentarlo de manera lineal. La realidad de la gestión del cambio puede ser más compleja y fluida.

2. Falta de Enfoque en la Cultura Organizacional:Aunque el modelo aborda aspectos culturales en algunos pasos, algunos argumentan que no le da suficiente énfasis a la cultura organizacional. Otras metodologías, como el Modelo de Cameron y Quinn, pueden proporcionar un enfoque más integral en este aspecto.

3. Necesidad de Urgencia Constante:El modelo destaca la importancia de establecer un sentido de urgencia, lo cual puede ser positivo en ciertos casos. Sin embargo, algunos críticos argumentan que la necesidad constante de urgencia puede ser agotadora y no sostenible a largo plazo.

4. Falta de Consideración para Cambios Incrementales:El modelo tiende a estar orientado a cambios transformacionales y puede no ser tan adecuado para cambios más incrementales. Algunas organizaciones pueden necesitar un enfoque más adaptativo y ágil.

5. Enfoque en el Liderazgo de Arriba hacia Abajo:La formación de una coalición poderosa y otros aspectos del modelo pueden parecer favorecer un enfoque de liderazgo de arriba hacia abajo. En organizaciones más horizontales, esto puede generar resistencia o falta de participación.

6. Énfasis en el Éxito Temprano:Aunque generar victorias a corto plazo puede motivar al equipo, también puede llevar a una perspectiva de "soluciones rápidas". Algunas transformaciones organizativas pueden requerir más tiempo para ver resultados significativos.

7. No Aborda Suficientemente la Resistencia Organizacional:Aunque el modelo reconoce la resistencia al cambio, algunos críticos argumentan que no ofrece suficientes estrategias específicas para abordar eficazmente la resistencia en todas las etapas del proceso.

8. Falta de Enfoque Continuo en la Innovación:El modelo está más centrado en el cambio planificado que en la capacidad continua de la organización para innovar y adaptarse. En entornos empresariales cambiantes, la adaptabilidad continua puede ser crucial.

Ya conoces los pros y contras de este método. En las clincias veterinarias puede ser interesante para realizar cambios profundos, pero no contempla una estrategia de mejora continua. Al ser nuestras organizaciones realitivamente pequeñas, es fácil utilizarlo.

En el próximo articulo, hablaremos del modelo ADKAR, que ya es válido para el proceso individual de cambio